企業(yè)中的各種業(yè)務(wù)都是按照某種流程來(lái)處理的，比如采購(gòu)、報(bào)銷、借款、請(qǐng)假、合同評(píng)審、員工考核、項(xiàng)目立項(xiàng)、計(jì)劃制訂、投資決策等等都是按照一定的流程來(lái)處理的，這些流程即是“工作流”。其中大約85%的流程都可以相對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化，企業(yè)可以將這些相對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化的流程利用軟件固化下來(lái)，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成信息的自動(dòng)傳遞與業(yè)務(wù)的自動(dòng)流轉(zhuǎn)，完成人與人之間、工作與工作之間的連接與轉(zhuǎn)換，完成日復(fù)一日的重復(fù)性勞動(dòng)。

    工作流的4個(gè)主要作用

    具體來(lái)說(shuō)，工作流程的管理有以下4個(gè)方面的作用：

    （1）提高效率，減少等待：流程自動(dòng)化，提高效率，避免等待中浪費(fèi)時(shí)間

    可以將企業(yè)內(nèi)的結(jié)構(gòu)化流程通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)定并自動(dòng)流轉(zhuǎn)。可以避免在等待中浪費(fèi)時(shí)間，縮減行政成本，有效提升決策速度和效率

    （2）規(guī)范行為，落實(shí)制度：規(guī)范企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和行為，解決制度與行為的兩張皮

    可以將企業(yè)的流程設(shè)計(jì)與內(nèi)部的規(guī)章、政策等相結(jié)合。使各種流程的運(yùn)行與企業(yè)的政策保持一致，有效解決企業(yè)中規(guī)章制度（包括ISO9000、HSE等）和行為相分離的問(wèn)題；

    （3）協(xié)同內(nèi)外，快速響應(yīng)：實(shí)現(xiàn)集成管理、信息共享和協(xié)同工作。

    通過(guò)工作流將員工、客戶、物料、項(xiàng)目、財(cái)務(wù)、知識(shí)等集成起來(lái)，無(wú)論何時(shí)、何地，整個(gè)企業(yè)都緊密地聯(lián)系在一起，協(xié)同工作實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)進(jìn)程間協(xié)調(diào)及協(xié)作。工作流程管理可以對(duì)客戶的需求，包括不滿、抱怨、建議、需求變化的最新動(dòng)向等等做出最快速的反應(yīng)。

    （4）監(jiān)控全面，提升執(zhí)行：管理層可以全面把握各種工作的執(zhí)行情況，了解和分析任務(wù)的狀態(tài)，從而全面掌握企業(yè)的運(yùn)行情況。管理不同類別的流程管理，管理層可以通過(guò)系統(tǒng)輕松地了解各種工作的執(zhí)行情況；員工的工作效率；什么流程影響了企業(yè)的效率等。

    流程千變?nèi)f化，軟件如何滿足？

    每個(gè)企業(yè)都是獨(dú)特的、有個(gè)性的，每個(gè)企業(yè)處理同樣業(yè)務(wù)的流程可能都不一樣；同時(shí)，企業(yè)也是處于不斷變化的環(huán)境之中，流程會(huì)經(jīng)常地做出調(diào)整，因此，軟件必須要支持業(yè)務(wù)流程的自定義，可以讓每個(gè)企業(yè)根據(jù)自己現(xiàn)實(shí)的和變化的情況，來(lái)設(shè)定自己的各種工作流程。

    有了工作流，管理者做什么？

     作為管理者，我們需要做的是：
     （1）使用：使用已經(jīng)設(shè)定好的工作流，來(lái)高效地處理工作；
     （2）優(yōu)化：發(fā)現(xiàn)低效及無(wú)效的流程和資源，持續(xù)地優(yōu)化與改進(jìn)工作流程；
     （3）開(kāi)拓（創(chuàng)新）：管理變化和創(chuàng)造。有了工作流技術(shù)以及信息技術(shù)的其他應(yīng)用，管理者就可以從簡(jiǎn)單重復(fù)的勞動(dòng)中解放出來(lái)，把更多的精力集中于變化的事物和創(chuàng)造性事務(wù)的管理上。
    有了工作流，管理者不會(huì)失業(yè)，只會(huì)發(fā)揮更大的創(chuàng)造力。

    工作流驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)協(xié)同

    在企業(yè)中，大到企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，小到一個(gè)個(gè)具體的任務(wù)、計(jì)劃或項(xiàng)目等，都需要多人共同協(xié)作才能完成，如何讓這些人員步調(diào)一致，這就是“協(xié)同”。

    所謂工作流驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)協(xié)同，簡(jiǎn)單地講，就是指利用FORP系統(tǒng)，通過(guò)計(jì)算機(jī)、手機(jī)實(shí)現(xiàn)所有人之間的工作聯(lián)動(dòng)，其中任何一個(gè)人的工作都可以自動(dòng)地推動(dòng)其他相關(guān)人員的工作。

    具體來(lái)說(shuō)，當(dāng)一個(gè)工作被啟動(dòng)，或者在執(zhí)行的過(guò)程中，所有相關(guān)人員，都可以在第一時(shí)間知道這個(gè)工作的最新進(jìn)展，知道自己應(yīng)該在什么時(shí)間做什么事情，從而保證工作按計(jì)劃和目標(biāo)來(lái)完成。

    比如，對(duì)于管理者，每天都會(huì)面對(duì)大量的事情需要處理，這些事情可能來(lái)自某個(gè)項(xiàng)目、某個(gè)各戶、某個(gè)任務(wù)或者某個(gè)下級(jí)或上級(jí)，等等。FORP提供這樣一種功能，能讓這些所有待處理或正處理的事項(xiàng)及其進(jìn)展?fàn)顟B(tài)，通過(guò)計(jì)算機(jī)、手機(jī)自動(dòng)地集中地呈現(xiàn)給管理者，使得管理者可以很方便地知道自己以及相關(guān)的別人應(yīng)該在什么時(shí)間做什么事情，確保包括自己在內(nèi)的所有人都能?chē)@著同一個(gè)任務(wù)而展開(kāi)相互協(xié)作。

    FORP工作流功能特點(diǎn)
   （1）圖形化、自定義流程設(shè)置，滿足企業(yè)個(gè)性化以及業(yè)務(wù)變化的需求。
   （2）攜帶附件支持修改留痕，滿足多人基于同一文檔的工作。
   （3）支持表單自定義，如員工考核、項(xiàng)目立項(xiàng)審批等。
   （4）支持?jǐn)y帶業(yè)務(wù)對(duì)象的統(tǒng)計(jì)、分析，如考勤、報(bào)銷等。
   （5）工作流攜帶的知識(shí)可以自動(dòng)歸入公司知識(shí)庫(kù)。